Matka-apurahaa voi hakea, jos on ollut SAY:n jäsen vähintään kahden vuoden ajan. Yhdistys myöntää harkintansa mukaan matka-apurahoja ulkomaille suuntautuvia kongressi- ja opintomatkoja varten. Oma esitys nostaa myönnetyn apurahan määrää. Apurahahakemukset käsitellään SAY:n johtokunnan kokouksissa ja päätökset tehdään kokousten yhteydessä. Johtokunta kokoontuu 4-5 kertaa vuodessa. Apurahoja ei myönnetä takautuvasti, eli hakemukset tulee lähettää hyvissä ajoin ennen kongressiin lähtöä.
Apurahan määrä:
- Skandinavia ja muut lähialueet (Tallinna) 500 € ilman esitystä ja 700€ esityksen kanssa
- Eurooppa (ja Turkki) 1000€ ja 1200€
- Kaukomaat 1500€ ja 1700€
Erityisiä poikkeuksia lukuun ottamatta matka-apurahaa ei voida myöntää, jos jäsen on saanut SAY:n matka-apurahan viimeisen 3 vuoden aikana. Matka-apurahoja ei myönnetä myöskään sellaisiin ulkomaisiin opintomatkoihin eikä työvierailuihin, joissa hakija saa paikalliselta työnantajalta palkkaa.
Matka-apurahahakemus tehdään sähköisellä lomakkeella.
Puutteellinen hakemus palautetaan lähettäjälle täydennettäväksi. Myönnettyä apurahaa voidaan käyttää kongressi- tai opintomatkan matkustus-, majoitus- ja osallistumiskustannuksiin.
Kuitteja ei saa lähettää hakemuksen liitteenä, ne toimitetaan rahastonhoitajalle varsinaisen matkalaskun mukana.
Ruokailukustannuksia ei korvata. Myönnetty apuraha on nostettava kolmen kuukauden kuluessa matkan jälkeen.
Johtokunnan myöntämä matka-apuraha maksetaan seuraavia dokumentteja vastaan:
- Sähköinen matkalaskulomake, jossa kuitit skannattuna
- Finnanestin kirjoitusohjeita noudattaen kirjoitettu matkakertomus. Samassa kongressissa kävijät laativat yhteisen matkakertomuksen. Yksi kopio tiedostosta toimitetaan liitetiedostona rahastonhoitajalle matkalaskun ja kuittien mukana. Varsinainen matkakertomus lähetetään Finnanestin toimitussihteerille (toimitussihteeri@say.fi) sähköpostin liitteenä.